Muitas empresas encontraram no escritório virtual uma forma de recriar, no mundo digital, o ambiente corporativo físico.
O que é um escritório virtual
Assim como um escritório no mundo físico, um escritório virtual existe para que seja um espaço onde as pessoas possam exercer suas funções em uma empresa. Reuniões, apresentações e tudo relacionado a rotina de trabalho da equipe pode ser realizado normalmente. Contudo, as pessoas não precisam estar no mesmo espaço físico, pois nesse tipo de escritório tudo pode ser feito remotamente. Nem todo negócio necessita de um edifício comercial como base física para que possa funcionar. Muitos profissionais têm uma rotina mais flexível e por isso, não precisam estar diariamente em um escritório. Ainda assim, muitas vezes existe a necessidade de se ter um espaço físico para apoio administrativo ou criação de uma imagem corporativa.
De fato, grandes empresas da atualidade começaram suas histórias em suas próprias garagens, como Amazon e Google. Hoje em dia, é ainda mais simples gerir uma empresa sem precisar lidar com gastos como aluguel e contas de energia de um escritório físico.
Pode-se dizer que um escritório virtual é um pacote de soluções que fornecem todo o necessário para gerir os negócios através de uma plataforma digital. Isso torna o trabalho mais prático de ser feito remotamente, seja por pequenas ou grandes equipes. Quase tudo o que um escritório físico pode oferecer, o virtual também pode, incluindo um endereço comercial para a empresa. Por isso, esse tipo de solução pode ser ideal para vários empresários que desejam atuar a partir de qualquer local que estejam.
Recursos que um escritório virtual oferece
Normalmente, a contratação de um escritório virtual pode ser através de um plano personalizado com recursos mais adequados à empresa. Porém, um dos recursos que todos os pacotes oferecem é o endereço comercial que pode ser utilizado para entrega de correspondência, entre outras coisas. Além disso, esses escritórios costumam oferecer serviço de suporte e atendimento a clientes, garantindo conforto e infraestrutura necessária para o funcionamento da empresa. Ao optar por um escritório virtual, a empresa pode contar com espaço para realizar trabalho presencial se necessário. Isso porque, geralmente, terá salas de reuniões e estações de trabalho, entre outras comodidades disponíveis. Esses espaços garantem que a empresa poderá realizar encontros mais formais com clientes ou parceiros de negócios eventualmente. Porém, sem que seja preciso arcar com aluguel fixo de um espaço que pode não ser tão utilizado a ponto de justificar esse gasto.
Alguns recursos comumente oferecidos são:
- Endereço comercial e fiscal;
- Recebimento de recados e correspondências;
- Serviço de motoboy e postagem;
- Envio e recebimento de fax;
- Acesso a reuniões e espaços de escritório;
- Recepcionista;
- Serviços Telefônicos
- Salas de treinamento e reunião;
- Locação de equipamentos audiovisuais;
- Vídeo e audioconferência;
- Cópias e impressões
- Serviços de coffee-break e limpeza.
Que vantagens um escritório virtual pode oferecer para sua empresa
Com tantos recursos disponíveis, fica mais fácil perceber que optar por um escritório virtual pode ser uma decisão acertada para muitas empresas. No entanto, é preciso ter em mente que esse modelo de escritório é uma ótima alternativa principalmente para quem tem uma rotina de negócios flexível. Sem dúvida, para os autônomos, MEIs ou pequenas empresas e startups, essa provavelmente é a melhor opção. Ainda mais porque geralmente esses são negócios que muitas vezes são realizados em um endereço residencial. Por isso, poder divulgar um endereço comercial para a empresa aumenta sua credibilidade. Além disso, os empresários que não tem necessidade de estar ou ter uma equipe em um escritório diariamente, podem se identificar bastante com essa solução. Veja algumas das maiores vantagens que um escritório virtual pode oferecer a empresa:
Credibilidade
A maioria das empresas que oferecem escritórios virtuais têm unidades bem localizadas, em pontos estratégicos e de fácil acesso das cidades. Ademais, a infraestrutura dos espaços costuma ser completa com ambientes profissionais e adequados a receber clientes, colaboradores e parceiros, além de salas para reuniões. Portanto, o clima de profissionalismo é total, ao contrário do que seria caso fosse necessário realizar tais atividades em um endereço comercial. Com isso, a empresa passa credibilidade e seriedade aos envolvidos.
Redução de custos
Certamente, a maioria das pessoas concorda que uma das maiores vantagens do escritório virtual é a redução de custos. Pagando apenas a mensalidade do pacote escolhido, os custos operacionais ficam por conta da empresa que oferece o escritório e administra os espaços. Ou seja, os gastos fixos com aluguel, contas de água e energia, serviço telefônico, recepcionista, manutenção e etc, não existem.
Trabalhar de qualquer lugar
Poder trabalhar de qualquer lugar que se esteja é o desejo de muitos. Os profissionais que têm uma rotina e horários flexíveis, costumam ter a liberdade de trabalhar onde e quando quiserem. Por isso, frequentemente essas pessoas têm a possibilidade de planejar viagens, compromissos e etc, sem muitos problemas. Contudo, muitas vezes esses profissionais perdem essa oportunidade por precisarem ter um espaço físico adequado para fazer negócios caso seja necessário. Dessa forma, precisam alugar um espaço e se submeter a uma rotina de horário mais comercial. Isso apenas para garantir um local que, na verdade, nem é tão necessário. Nesse aspecto, um escritório virtual se encaixa perfeitamente, pois permite que o trabalho seja realizado a distância, onde quer que se esteja. Contudo, também garante um escritório físico, bem localizado e com todas as comodidades, sempre que for necessário.
O futuro dos escritórios virtuais no metaverso
Já falamos sobre o metaverso e suas grandes promessas em outros artigos, mas é sempre bom reafirmar que esse conceito não é uma ideia passageira. Muitas grandes empresas já enxergaram o potencial e a importância do metaverso para o futuro. Por isso, já estão desenvolvendo suas estratégias para aproveitarem ao máximo esse mercado. Dentre as muitas alternativas dentro do metaverso, a evolução dos escritórios virtuais certamente é uma que já está se tornando popular. Bill Gates, presidente da Microsoft, afirmou que prevê que em 2024 as reuniões de trabalho no metaverso já serão uma completa realidade. Segundo o empresário, “Ainda há trabalho a ser feito, mas estamos nos aproximando de um limiar em que a tecnologia começa a replicar a experiência de estarmos juntos no escritório”.
Embora a experiência de reuniões virtuais já seja mais comum hoje (principalmente por conta da pandemia), em plataformas como Zoom, no metaverso elas serão mais interativas. Dessa forma, através do uso de equipamentos como óculos RV e fones, por exemplo, a sensação imersiva será total. Os avatares serão responsáveis por replicar as ações no mundo digital, contribuindo com a interação entre usuários. A construção dessa realidade já começou e plataformas como Teamflow, Virbela e Gather, já oferecem ambientes no mundo digital onde grandes empresas realizam reuniões, entre outras coisas. Algumas dessas grandes corporações que já aderiram ao escritório virtual em diversas plataformas são a Coca-Cola, Forbes e a NASA.