Fazer a gestão de projetos e acompanhar as equipes, sobretudo em home office, pode ser desafiador. Veja como tornar essa tarefa mais fácil.
Gestão de projetos e equipes e seus desafios
Dentro da administração de empresas existe uma área muito importante que é a gestão de projetos. Um planejamento de ação com boas estratégias é essencial. Dessa forma, conquistam-se resultados positivos em qualquer projeto. Por isso, essa é uma área que envolve lidar com planejamento e acompanhamento de prazos, custos, recursos necessários e etc. Portanto, para o sucesso na gestão de projetos, é necessário ter alguém com habilidades para coordenar tudo isso. Essa pessoa é o gestor, e se existe uma coisa que todo gestor sabe, é a importância de manter os níveis de produtividade altos.
Ter uma equipe entrosada e satisfeita contribui grandemente nesse aspecto. E certamente, problemas como falhas na comunicação e ferramentas de trabalho pouco eficazes não ajudam em nada a manter um time feliz e unido. Pensar no nível de satisfação dos colaboradores deve fazer parte da mente de um bom gestor. No entanto, seu próprio trabalho também precisa contar com recursos que auxiliem na gestão de projetos de forma fácil e eficiente.
Com o crescimento atual da modalidade de trabalho remoto, essa tarefa de gerenciamento se tornou um pouco mais desafiadora. Afinal, os colaboradores ganham mais autonomia e flexibilidade e não contam com uma supervisão direta. O impacto que a produtividade pode ter por isso, com certeza é um ponto de atenção dos gestores. Além disso, muitos projetos e tarefas podem acabar se perdendo ou atrasando, se não contarem com uma boa organização. Realizar projetos online bem segmentados, com prazos de execução e apresentação de resultados, pode ser complicado sem os recursos e ferramentas corretas.
Recursos importantes para seu negócio e para gestão de projetos
Como dito antes, é importante contar com gestores capacitados para coordenar equipes e projetos. Se você possui um negócio, certamente sabe que é possível evitar problemas e situações estressantes, tendo as pessoas certas para lidar com áreas específicas. Além disso, contar com o máximo de recursos para auxiliar em cada passo e setor do negócio, garante seu bom funcionamento no dia a dia. Atualmente é possível encontrar muitas ferramentas para administrar cada estágio de um negócio. Ou seja, desde elaborar um bom Pitch para captação de investidores, até na gestão das mídias sociais, pode-se encontrar auxílio, seja de uma empresa especializada ou de softwares específicos.
7 ferramentas para gestão de projetos e equipes
Com a constante evolução tecnológica, não param de surgir soluções para otimizar a administração de cada setor de um negócio. Muitos recursos e softwares estão disponíveis na internet, até mesmo de forma gratuita. Dessa maneira, pode ser até um pouco difícil para alguns identificar as melhores opções para cada caso. Em relação a gestão de projetos e equipes, o número de ferramentas é enorme, contudo, algumas delas são mais populares e completas. Descubra agora 7 dessas opções.
1 – Trello
O Trello é uma ferramenta para gerenciamento de projetos muito conhecida e utilizada mundialmente. Seu painel permite que as equipes interajam entre si e acompanhem cada passo do projeto. Através de quadros que podem ser movimentados, cada etapa é construída de maneira que forma uma agenda de tarefas. Além disso, a possibilidade de anexar arquivos e comentários facilita a interação. O Trello permite ainda movimentar as tarefas de uma lista para outra, tornando a gestão de projetos mais dinâmica.
2 – Google Drive
Uma entre tantas ferramentas do Google, esta é uma excelente aliada para lidar com documentos em tempo real. O Google Drive oferece um leque de opções como criação, edição e compartilhamento de arquivos. Além disso, é possível também trabalhar com planilhas, criar apresentações, fazer upload e download de arquivos e pastas e etc. Toda movimentação é salva automaticamente na nuvem. Além disso, 15 GB de armazenamento estão disponíveis no modo gratuito . Vários usuários podem ter acesso a qualquer arquivo, através de um link de compartilhamento. E ainda, é possível selecionar o tipo de permissão do usuário, permitindo edição ou apenas visualização.
3 – Slack
Com o Slack é possível organizar a comunicação através de canais, dessa forma é possível criar chats com as equipes de cada projeto. Este software promete facilitar a gestão de projetos e equipes e permite realizar chamadas de voz e vídeo. O compartilhamento de arquivos também é possível e o Slack oferece ainda integração com ferramentas como Dropbox e Google Drive. Com versões pagas e gratuitas, as funcionalidades disponíveis dependem da versão escolhida.
4 – Wrike
Outro software que oferece versões pagas e gratuitas, o Wrike foca nas equipes de criação e desenvolvimento. Dessa forma, o trabalho de gestão de projetos se torna mais colaborativo através de possibilidades como edição dentro do próprio software. Outro aspecto interessante do Wrike são os vários modelos disponíveis como por exemplo, de agendamento de projetos, lançamentos de produtos e projetos Kanban.
5 – Mailbird
Disponível como um aplicativo de desktop, o Mailbird apresenta uma interface clean e intuitiva. A ferramenta é um gestor de e-mail que oferece possibilidade de integração com vários aplicativos de tarefas variadas como Dropbox, Google Agenda, Whatsapp e Slack. O grande ponto do Mailbird é a capacidade de adicionar e gerenciar todas as contas de e-mail no mesmo lugar. Sendo assim, se assemelha ao Outlook, porém melhorado.
6 – Asana
O Asana é um software de gestão de projetos que ajuda na organização do trabalho através de painéis. Uma funcionalidade interessante é a categorização de mensagens de acordo com a relevância das informações. Dessa forma, os membros da equipe recebem primeiramente as atualizações importantes do projeto. Seu ponto forte é a interface de linha do tempo, onde se pode visualizar o andamento de cada tarefa. Sendo assim, é possível ver exatamente o que cada um é responsável por fazer e em que ponto está, através dos dias.
7 – Operand
Esse é um software de gestão de projetos que promete otimizar a produtividade e gerenciar equipes. O Operand oferece uma funcionalidade chamada “Pauta Timeline” que é inspirada no Gráfico de Gantt. Através desse recurso, é possível verificar como estão as agendas de cada colaborador. Dessa maneira, pode-se gerenciar o cronograma facilmente e estabelecer prazos mais adequados. Além disso, conta com vários recursos para gestão da produtividade da equipe.
Tempo de adaptação com ferramentas de gestão de projetos
Essas são algumas ferramentas mais usadas na gestão de projetos e equipes, entretanto existem inúmeras opções na internet. O mais importante é descobrir qual será a melhor e mais adequada escolha para cada equipe. Além disso, é necessário dedicar um tempo para aprender a utilizar as ferramentas da melhor maneira. Por isso, é importante não descartar nenhuma ferramenta antes de testá-la por um tempo. Em alguns casos, pode até ser uma boa decisão providenciar um treinamento para as equipes.